Tobit David - Signatur oder Footer einrichten

Zu einer professionellen Darstellung gehört auch die einheitliche Gestaltung von Mails, die versendet werden.

Einen Footer erstellt man zunächst ganz einfach als neue Mail. Schreiben sie den Text, der hinterher in allen Mails erscheinen soll, z.B. Ihren Namen, den des Unternehmens und natürlich die Kontaktdaten in diese Mail.

Eine Grafik können sie ganz einfach über den Menüpunkt "Einfügen -> Grafik" einbringen. Wichtig: Um graphische Elemente einzufügen, muss das "Format" der Mail auf html im gleichnamigen Menü eingestellt sein.

Einen Empfänger bekommt diese "Mail" nicht, jedoch einen aussagekräftigen Namen, z.B. Footer. Speichern Sie nun diese Mail. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Speicherort auswählen können, in diesem Fall unter "Vorlagen". Sie finden diesen Ort unter Persönlich -> System -> Vorlagen. Wenn sie den Footer später ändern möchten, finden sie ihn an dieser Stelle wieder.

Nun müssen Sie David noch mitteilen, dass diese Vorlage standartmäßig für alle Mails benutzt werden soll. Dazu wählen sie oben im Menü den Punkt "Optionen->Einstellungen->Vorlagen. Wählen sie das grüne Pluszeichen, um ihren Footer auszuwählen. Wenn sie ihn nicht sehen, klicken sie auf den Button mit er einzelnen Person (persönliche Vorlagen). Doppelklicken, Speichern, Fertig.

Um für die gesamte Firma eine einheitliche Vorlage zu benutzen (der Button mit den zwei Personen = Öffentliche Vorlagen), muss mit sogenannten Variablen gearbeitet werden, die z.b. den individuellen Namen des Benutzers automatisch einfügen.

Dies erfordert aber Know-How, und das würde in dieser kleinen Anleitung zu weit führen. Immerhin möchten wir ja unser David Wissen für professionelle Anwender auch verkaufen.

Übrigens können sie auf ähnliche Weise Textbausteine erstellen und nutzen, z.b. immer wiederkehrende Antworten oder Informationstexte. Diese werden erneut wie eine ganz normale Mail verfasst und unter einem aussgekräftigen Namen im System gespeichert, diesmal nicht im "System", sondern im Ordner "Textbausteine" Beim Verfassen einer Mail finden sie Ihren Text unter "Einfügen ->Textbausteine".

Noch Fragen? Beantworten wir gern. Telefon: 0201 38 600

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